鹿児島県奄美市が“離島DX”で「電子印鑑GMOサイン」を導入、電子契約率50%超え効率化を実現

安蔵 靖志

DXGMOインターネットグループ業務効率化
GMOグローバルサイン・ホールディングス(以下、GMOグローバルサインHD)は、自社が開発・提供する電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を契約業務に使用している鹿児島県奄美市において、2022年6月のサービス導入から約6カ月半後の12月16日時点での電子契約率が54%に達したと発表しました。また、同日時点で、契約に伴う紙資源は約1137~1895枚を削減、業務時間の効率化についても合計でおよそ126~189時間の効率化が実現できたとのことです。

奄美市は、鹿児島と沖縄のほぼ中間の離島地域にある奄美大島に位置しているため、郵送での契約書のやり取りに日数を要する地理的な課題がありました。さらに業務効率化などの課題の解決に向け、「電子印鑑GMOサイン」を実証実験を経た2022年6月に導入しました。現在は市役所や地域事業者の業務効率化、行政サービス向上を推進しています。

一方、GMOグローバルサインHDは、「電子印鑑GMOサイン」の提供や導入サポートを通じて自治体庁内の業務効率化に加え、契約相手方となる地域の事業者の契約締結にかかる時間や手間などの業務コスト削減といったメリットを提供してきました。

では、約6カ月半にわたる運用によってどのような成果が生まれたのでしょうか。全国の自治体DXや地方創生を推進したいという狙いから、離島DXに成功している奄美市の具体的な導入成果をまとめました。

電子契約率50%超えを達成し、紙資源や印刷・製本などのコストを削減

電子契約率50%超えを達成

これまでの業務は2022年10月時点で電子契約に約50%が置き換わり、12月16日時点では締結した約700件の契約のうち約54%にあたる379件が電子化されました。

ペーパーレス化で約1000枚の紙資源を節減

契約1件あたり平均3~5枚程度の紙を使用していましたが、電子契約では紙が不要になるため、12月16日時点で約1137~1895枚の紙を削減した計算となります。

印刷・製本・保管等にかかる時間やコストも効率化

業務時間は、契約1件あたり20~30分程の作業時間が短縮されたため、トータルすると12月時点でおよそ126~189時間の効率化が実現できた計算です。また、電子化に伴う紙・封筒代、郵送費等の削減によって、経費節約も実現しています。

離島地域の課題である郵送等の不便を解消

島外への郵便物は最短3日(郵便物の配達が行われない土日祝日を挟む場合は5~6日程度)の輸送期間が必要でしたが、「電子印鑑GMOサイン」の導入により、メールなどでの送付をただちにできるようになりました。

奄美市の職員の方々へのインタビューも実施

奄美市の職員の方々に、“電子契約導入の道のりと導入後の成果”についてインタビューを実施しており、す導入を検討中の方の参考になるでしょう。

◆古い、遅い、手続きが煩雑。そんな行政サービスのイメージをくつがえす鹿児島県奄美市役所の試み
https://www.gmosign.com/customer-stories/amami-city.html

紙の契約書を用いた契約の場合、紙資源の無駄遣いや印刷・製本、郵送費などさまざまなコストがかかります。さらに離島の場合は郵送日数の長さも課題です。電子印鑑GMOサインは厳格に本人確認をした電子証明書による電子署名(当事者型電子署名)と、より負担の少ない電子署名(立会人型電子署名)を両立する「ハイブリッド署名」を採用しており、取引先に応じて使い分けが可能な点も大きな特徴です。自治体は無料で実証実験が可能なため、その導入効果を事前に把握することができます。興味のある自治体の担当者の方は、一度検討してみてはいかがでしょうか。

安蔵 靖志

Techジャーナリスト/家電エバンジェリスト
家電製品協会認定 家電製品総合アドバイザー(プラチナグレード)、スマートマスター。AllAbout デジタル・家電ガイド。ビジネス・IT系出版社を経てフリーに。デジタル家電や生活家電に関連する記事を執筆するほか、家電のスペシャリストとしてテレビやラジオ、新聞、雑誌など多数のメディアに出演。KBCラジオ「キャイ~ンの家電ソムリエ」にレギュラー出演するほか、ラジオ番組の家電製品紹介コーナーの商品リサーチ・構成にも携わっている。

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