時間は生み出すもの！自由に使える可処分時間を増やすには

2023.10.18

AIチャットを活用する

ChatGPTなど、生成AIの活用はかなりの時短になります。

ChatGPTは、「自ら何かを生み出す」ようなクリエイティブな作業は苦手な傾向がありますが、「簡単なチェック」「タスク整理」「イベントのタイムテーブル作成」などはお手のもの。進捗管理だってしてくれるうえ、レスポンスも早いのです。思い通りのアウトプットを得るためにはある程度の試行錯誤は必要ですが、そこに投資した時間はあっという間に回収できるはずです。

また「やるべきこと」はわかっていても、細かいプロセスに想像が及ばないことがあります。そんなときの相談相手としてもおすすめです。

たとえば、私は「ものを減らす」ことが「探し物がなくなる」「迷わなくなる」「自分の価値観がはっきりする」「掃除が楽になる」など、時短とストレスケアに効くと思っています。しかし、具体的で効率的なものの減らし方はわからない。

そこでChatGPTに相談すると……。

こういった答えが返ってきます。

持ち物を整理するには「捨てるだけ」ではなく、アイテム選びにも注意を払うべき、ということのようです。しかし、4のように「機能的で多用途なアイテムを選ぶ」と言われても、以下にも便利グッズのようなものや、中途半端なものは結局気に入らないし、また「捨てる」ことになるのでは……。そう思った私は、さらに掘り下げて質問してみました。

「部屋を整理する方法」と検索したり、SNSなどでリアルな事例を探すより、自然な会話の流れで早く知りたいことを知ることができるのがChatGPTの長所です。使ってみれば、その「話の早さ」に感激するはずですよ。

迷うことを減らす

人は1日に6万回の選択をしているといわれています。「今日着る服を選ぶ」「ランチを選ぶ」といった「選ぶ」実感のあるものはもちろん、「メールの文面を考え、書いて送る」「Excelの計算式を考える」なども、細かい選択の結果です。

以前、大きなプロジェクトの責任者を務めたことがあります。日々、決断しなくてはならないことがあまりにも多く、仕事だけで「1日に選択できる回数」を使い切っていたのだと思います。夕食のメニューも、明日着る服も、もう何でもいい……という状態になりました。エネルギーは有限です。何かを決断することも、積み重なれば脳の負担になります。迷う場面を減らすほど脳への負担が減り、生産性がアップします。自動化できること、あるいは省くことができる仕事を特定し、他のことに使う時間を増やしましょう。行動の迷いを減らすと、「迷っていた時間」が丸ごと自分のものになります。

たとえば「私服の制服化」。

その日着ていくコーディネートを考えるのも決断のリソースを使うため、毎日同じコーディネートを数セット用意する人や、月～金まで、曜日によって着るものを固定している人もいます。これはかなりの時短になります。リモートワークで通勤がない日でも、「仕事着」を決めておくと頭の切り替えがしやすく、仕事モードに入りやすくなるという点でもおすすめです。

似たような文面のメールを定期的に作成するのであれば、テンプレートを作りましょう。最初は時間がかかると感じますが、一度作ってしまえば節約できる時間のほうがずっと多いはずです。また仕事ができる人の行動を観察して、マネできることはマネしてしまうのも、「迷い」を減らすことにつながります。「短文LINEの返信は即レス」のように自分の中に基準を作るのも有効です。

まじめな人に特に効くのが「“今”急を要するものが何かを認識する」ことです。定期的に、今取り組んでいる仕事とその期限を全て書き出します。期限について確信が持てない場合は自分で考えず、上司に尋ねます。

締め切りや優先順位を明確にすると、月末が期限のプロジェクトが月初から頭の中に居座り、リソースを消費するようなストレスを感じなくなります。優先順位が明確であればあるほど、うまく自分の時間を管理できるようになります。

「考える」のは無駄ではありませんが、「迷う」のは時間の無駄です。できるだけ「考える」ことに脳のリソースを使うよう、工夫を凝らしたいものです。

「時間を奪うもの」をブロックする

あなたの時間を浪費するのは、あなた自身とは限りません。悪気なくあなたの時間を奪う人やものが周囲にあるはずです。

たとえば、出る必要のない会議に「なんとなく」「念のため」で出席を依頼してくる人や、直接話せば5分で終わる話を延々とLINEで小分けにして送ってくる人はいませんか？また、集中して仕事に取り組んでいるときに、業務に関係のあることだとしてもダラダラととりとめなく話をされるのは、少し迷惑に感じることもありますよね。

このように人の時間を奪う人に対しては、代案を提示したり、時には可能な限りうまく距離を取ることも大事です。

自分がその会議に出るべきか疑問に思うときは、会議の主催者に自分の役割を確認してみましょう。必要がなさそうなら、他に優先すべき仕事があること、または「会議に出る」以外の支援方法があることを伝えれば、出席を回避できるでしょう。集中して仕事をしたい時間帯はグループウェアの予定をあらかじめロックしておき、勝手に会議に招待されないようにしておくのも手です。

LINEやSlackといったメッセージのやり取りも、ある程度入り組んだ話になってきたら直接話すことを提案してみましょう。

時間を浪費されることをうまく回避していくと、午後に2時間ほどの空き時間を作ることも難しくなくなります。その日に完成させたいことや必要なことを行うための時間として活用しましょう。

プライベートでは「お金で時間を買う」のがおススメです。たとえばドラマを見るならリアルタイムにテレビで見ることにこだわらず、都合のいい時間にCMの入らないオンデマンドサービスを利用します。CM分の時間が浮くだけでなく、テレビに行動を合わせなくなるので、時間の使い方の自由度が上がります。

何かを調べたい・学びたいときはSNS上の情報をあてにせず、最初からプロに学ぶなど「有益な情報を買う」のも大きな時短です。

忙しい日の外食や家事代行サービス、タクシー利用や遊園地のファストパスも、時短になるうえ、快適さもついてきます。

お金で時間を買うことを「ぜいたく」と感じてしまう人は、計算した「自分の時給」を基準に判断するのもいいですね。

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「時間を生み出す」ためには、自分の時間の価値を知ることが欠かせません。「ぜいたくか、時短か」の判断基準を持つだけでも、行動は変わります。「せわしなく働く」以外に時間を生み出す方法はたくさんあります。ゲーム感覚で楽しんでみるのもよいのではないでしょうか。