時間に追われず、確実にやるべきことをこなす仕事術

2023.3.8

朝は時間にゆとりがあるように感じたのに、夕方になるとどの仕事も中途半端。いつも締め切りギリギリの仕事が手元にあって、残業することにもなりがち……。

サボっているわけではないのに、いつも時間に追われているのはストレスですよね。しかし、時間に余裕があるように見える人が、飛びぬけて有能とは限りません。時間に追われず、確実にやるべきことを終わらせるコツがあるだけなのです。

タスクを明確に！「やることと締め切りを書き出して把握する」

時間に追われないためには、手元の仕事の量を正しく知る必要があります。「やるべきこと」をすべて洗い出しましょう。今週（または今日）やりたいタスクと締め切り、各作業の所要時間をすべて書き出します。さらに「締め切りが迫っている」「難しいので、しっかり時間を取って取り組みたい」といった重要タスクと、それ以外に分類します。

忙しい中、手持ちの仕事をわざわざ書き出すのは面倒かもしれませんが、タスクの書き出しは、「やるべきことがいくつあって」「時間がどれくらいかかりそうか」を正しく把握するのに必要なこと。小さな仕事や、「書きだすまでもない」と感じるようなルーティンワークについてももれなく確認します。小さいものも含めて、仕事を意識的に管理することが、時間に余裕を持つための第一歩です。

なにより、「期限」を設けて仕事をすることで、「作業」は「仕事」に進化します。「いつできあがってもよい」、「必要最短時間でアウトプットできていない」のは「仕事」ではなく「作業」をしてしまっていると心がけましょう。

さらなる時短を目指すなら、「やらなくていいこと」もリストアップするとよいかもしれません。仕事においては、なんでも「やる」ことが良しとされがちですが、そうとも限りません。例えば、

・メールなどに即レスするため、常に通知をONにしている
・急な頼まれごとでも、断ると嫌われそうなので、つい引き受けてしまう

こんな習慣を持つ人も多いのではないかと思います。しかし、常に通知をONにするのは「未読がたまると気になって集中できない」という人にはいいですが、「集中を破られると、元のペースに戻るまで時間がかかる」という人には向かないやり方です。頼まれごとだって、「ダメもとで頼んでいるので、断られたらほかをあたる」と思われているかもしれません。

このように「本当にそうしたほうがいいのか？」「やらなくていいのでは？」と思うことについては、時折振り返りの時間を設けてリスト化し、「やらない」と決めてしまうとよいでしょう。

「締め切り優先」で行動する

できるだけ高いレベルのアウトプットを目指し、仕事に時間をかけられるだけかけたい人にとっては、各作業の所要時間は予測しづらいものかもしれません。しかし時間に追われたくないのであれば、クオリティではなく締め切り優先で行動するのが大きなポイントに。いい加減なものを出すのは論外ですが、ざっくり合格点が取れるくらいのレベルであればどうですか？おおよその作業時間が予想できるのではないでしょうか。

「80点の完成度に達するには2割の時間でよいが、残り20点を高めるためには8割の時間がかかる」と言われるように、ある一定以上の完成度を目指すと、時間はいくらあっても足りません。まずは締め切り優先で仕事をさばき、余った時間でブラッシュアップに努めるほうが効率的です。

いつも、締め切りに対して余裕をもって対応していると、信用されやすく、自信もつきます。早く終わらせることで、仮に失敗していてもリカバリーのための時間も取れます。PDCAもガンガン回ります。ざっくり合格点のクオリティで、締め切りを守る「締め切り優先」スタイルはいいことずくめです。

「時間枠」を設定する

洗いだした仕事を、時間に区切りを設けて割り振っていくことで、1日をより計画的に過ごすことができます。

その日の活動時間を、勤務時間内なら3つ程度、終日なら4～5個くらいの枠に、自分の日々の生活リズムを考慮しながら区切ります。1日を通じて、常に集中力と気力がMAXの状態を保ったまま仕事ができるわけではありません。日々の仕事内容は異なっても、元気な時間帯とそうでない時があることや、休憩したくなるタイミングは毎日あまり変わらないのではないでしょうか。また、「ミーティングが設定されやすい時間帯」などもありますね。そういった「自分なりのリズム」に沿って時間枠を設定するのがポイントです。

この時間枠に、先ほど書き出したタスクを割り振っていきます。各タスクの締め切りに加え「頭が冴えている朝の時間枠は、重要案件や細かい作業に」「疲れている時間は、あまり考えずにできるルーティンワークを」など、自分のコンディションを加味して割り振ることで、バランスよく、無理なく達成できるタスクリストが出来上がります。タスクごとの所要時間を予測していても「思ったより時間がかかった」「予期せぬ打ち合わせが入った」など、時間通りにいかないこともあります。詰め込みすぎず、余裕を持った割り振りにしておきましょう。

締め切り優先で行動すると、どうしても作業が集中する時間帯も出てくると思います。そんな時は、グループウェアなどを「予定あり」に設定し、ほかの予定や会議を入れられることをブロックしてしまうのも一つの手です。タスクと締め切りの洗い出しができていれば、ほかの仕事に対応できるようになるのはいつか、すぐに回答できるはず。一時的に予定をブロックしても、人に迷惑がかかる可能性はほぼありません。

時間枠と合わせて「帰る時間」を決めるのも、むしろ時間に追われないためのテクニックです。「友達と会う」「家で趣味を満喫する」など、楽しい予定を入れ、「終わり次第帰る」ではなく、仕事を「終える」時間を決めましょう。集中して仕事に取り組むモチベーションになると思います。

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