時間に追われず、確実にやるべきことをこなす仕事術

2023.3.8

頭の中のノイズを消す！「集中」にはコツがある

時間枠にタスクを割り振ったら、集中して片づけていきましょう。常にMAXの集中力で仕事ができる前提の計画は、あまり現実的ではありません。しかし、「集中」にもコツがあります。頭の中のノイズを消して途切れがちな集中力を「高め安定」に保つのは、そう難しいことではありません。

1. 一度にやる作業は1つだけ

忙しいからと、あれもこれも並行して仕事を進めるのは混乱する原因に。複数のことを気にかけながら作業をすると、集中力も小分けになってしまいます。一度にやる作業は1つだけに絞り、そこに全力投球します。

上で定めた時間枠も、実は「時間がきたら枠の中にある作業にだけ取り組む」ためのものでもあります。時間枠に合わせたタスクの割り振りが完了していれば、枠外のタスクのことは、その時間になるまで忘れていても大丈夫ですよね。気持ちも楽になるでしょう。そのため「やることがいっぱい」と焦ったり、「あの仕事はいつやろうか」と気が散ることが防げるのです。「目の前のことを1つずつ」が、スピードアップにつながります。

2. やる気は「5分働く」ことで生まれる

時間枠に沿って仕事を処理していくと言っても、なんとなくやる気が出ないこともあります。そんな時は「まず5分だけやってみる」と、やる気がわいてきます。「やる気になるから、やる」のではなく、「やるから、やる気がわく」んですね。

「メールチェックや返信」「電話をかける」「領収証の整理」など、手を着けさえすれば短時間で終わる「まず5分」用の仕事をあえて残しておくのもひとつの手です。

3. 分解できる仕事はどんどん分解する

逆に、やる気があっても、全体像の見えない仕事に取り組むのは負担に感じるものです。そんな時は、工程を細分化して、簡単なところ・できそうなところから手を付けましょう。「まず5分働く」ことにもつながり、モチベーションを保てます。

例えば「仕事術のコラムを書く」と考えると大変そうですが、「読む対象者を決める」「ターゲットが求めていそうな仕事術をリスト化して絞り込む」「仮タイトルと、小見出しを決める」「見出しに沿った内容の文章を書いていく」と分ければ、なんだかできそうな気がしてきます。場合によっては作業時間の見直しにもなるでしょう。分解できる仕事は、どんどん細分化していきましょう。細分化された仕事はシンプルになり、「目の前のことを1つずつ」を可能にします。

仕事も、ときどき棚卸しを

「手持ちの仕事を把握する」「使える時間を把握する」「大きな仕事は細分化する」……。時間に追われないためには、可視化と段取りが大事です。仕事に慣れて、自分なりの手順がすでにある人も、時々こうして、棚卸しのように手を入れてみると、時短のための改善点が見つかるかもしれません。

特に最近はRPA（ロボットによる業務自動化）などの自動化ツールも多数あります。本当に「人間がやらないといけない仕事」なのか、「自分でないとできない仕事」なのかなどを判断し、アウトソーシングも含めたツール利用によって自分自身のアウトプットの質と量を増やして、自分の仕事の改革を行いましょう。