1日に20%の余裕を作る5つの方法

中野 亜希

AISpecial働き方改革業務効率化
誰でも「1日は24時間」、時間は誰にも平等のはず。なのに、忙しくて自分の時間が取れない。サボっているつもりはないのに、計画通りに仕事が進むことが少ない……。それはあなたの「作業が遅い」せいとは限りません。

時間に余裕がある(ように見える)人の中には、本当に神がかって作業の早い人もいるかもしれませんが、おそらくそれは少数派。むしろ「時間や集中力の管理がうまい」「いい意味で人頼みに抵抗がない」など、自分のメンタルやマインドのコントロールがうまい人のほうが多いようなのです。

そんな人たちがやっている、「時間に余裕を生む方法」があります。「1日に20%の余裕を作る」ことを目指して、あなたもマネをしてみませんか?

「集中のため」の仕事を用意しておく

余裕を持って1日を過ごせるかどうかは、午前中の過ごし方がモノをいいます。朝、なんとなく気分が乗らず「今日はダメかも……」とSNSを開いてしまい、1日を通じてダラダラしたテンションのまま過ごしてしまった経験はありませんか? 反対に、午前中のうちに「今日は仕事がはかどる」「朝なのにもう仕事が1件終わった」など、達成感を味わえた日は、午後もやる気と集中力を保ったまま仕事に取り組めるのではないでしょうか。

しかし、朝の頑張りが必要とはいえ「とにかく開始時間を早めればいい」わけではありません。人間の1日の集中力には限りがあることを考えると、ただ朝のスタートを早めるだけでは1日のピークが早くなるだけ。「余裕を生んだ」と言えるほど効率がいいとは思えません。

深く集中したいと思っても、最初の15分、20分はなかなか軌道に乗らないものです。また、何かに集中しているときに話しかけられて、そのあとすぐに作業に戻れたとしても、同じレベルの集中に戻るには再び15~20分かかります。しかし、最初のこの時間に少し我慢しながらでも作業を続けると、それ以上の時間がたっても「仕事に入り込めない」とは感じないはず。つまり最初の15分なり20分なりを、何とかやり過ごすのが大切なんです。

脳科学でも「何かをやり始めることで脳の側坐核という部分が活動すると、ドーパミンが分泌されてやる気が出る」ということが分かっています。つまり、何か取りかかりやすい仕事から、とにかく手を付けてしまえばいいのです。

前日の仕事終わりに、翌朝用の「パッと取り掛かれてすぐ終わる」仕事を用意しておきましょう。おすすめは「何かをチェックするだけ」「ただ入力するだけ」といった単純作業。何か仕事を追えたら、チェックは翌朝に回すようにしておくといいかもしれません。こういった作業は集中状態に入りやすく、機械的に「こなせる」ので、「思った以上に時間がかかる」なんてことも少なめ。手を付ければおよそ読み通りの時間で終わる仕事は、集中への導入になるだけでなく、「できた!」という達成感も得られます。

完璧はないと知る

仕事をしていて「時間が足りない」と感じる原因として、「無計画にダラダラ過ごした結果、時間がなくなった」というケースは珍しいのではないでしょうか。

要領の良い人は、仕事が終わらなさそうと感じたらすぐ、「完了」といっていいレベルのクオリティをうまい具合に目指す方向にかじを切ります。一方、完璧主義でこだわりが強い人ほど、時間が足りなくなる傾向があるようです。しかし「完璧」を目指せば目指すほど足りないものが目につき、仕事はいつまでたっても終わらなくなります。1日の時間に余裕を持つためには、まず「完璧はない」と知っておくことが大事だと感じます。

これは「手を抜こう」という意味ではありません。自分視点のこだわりだけで、誰の目にも完璧な仕事を仕上げるのは難しいということです。まず、なんでも1人で抱え込むのはやめましょう。「自分1人で」という点だけでも完璧主義を手放し、上手に人を頼ることは、むしろ精度の高い仕事につながります。

「お願いするのは申し訳ない」から「一度頼ってみよう」へ、「AもBも断れない」から「Aはやる!Bは相談」へといった具合に、「質を保ったまま、自分でやれること」「人にお願いしたほうがいいこと」を分けて考える習慣をつけましょう。

特に「頼ってみること」については、「丸投げすること」ではなく「6割の精度で、すぐ共有すること」だと捉えてみてはどうでしょうか。「スピード共有、チームで検証」が仕事の質をぐんとアップさせます。

また「人にお願いしたこと」「行き詰ってしまったこと」はいったん横に置き、次の「自分が今できること」に進むのも時間に余裕を持つためのポイントです。人にお願いしたことはその人を信頼して待つ必要がありますし、行き詰ったこともほかの仕事をしているうちにパッとヒントがひらめくこともあります。

完璧主義が自分の首を絞めることはあっても、完璧主義であること“だけ”で評価されることはありません。仕事において「人に頼る」「いったん離れてほかのことをする」ことを自分に許しましょう。自分を追い込みすぎないことは、時間的な余裕にもつながります。

ポモドーロテクニックを使う

仕事がはかどらない、集中が途切れる、気づけば時間ばかり経っていた……。そんな時間の無駄を削減するには、時間管理術「ポモドーロテクニック」を使ってみましょう。ポモドーロテクニックは、25分間の集中的な作業と、5分の休憩を交互に繰り返すことにより、時間を管理する方法です。イタリア人のフランチェスコ・シリロが大学生の頃、集中力が最大になる作業時間を試行錯誤して導き出したバランスが、この「25 分作業+5 分休憩」だったそうです。

ポモドーロテクニックでは「25分の作業+5分休憩」を1ターンとして、手持ちのタスクを完了するために必要なターンを予測して計画を立てます。自分の作業時間を25分のターンに当てはめ、その通りに完了できるように進捗管理を続けることで、集中力のコントロールだけでなく、チームとの進捗共有もスムーズになっていきます。

ポモドーロテクニックには「集中状態になるまでが長い人には向かない」「作業に対して気分が乗っているときに休憩を取るのは効率が悪い」という意見もあります。また、ゴールがあいまいな作業には向いていないとされています。しかし、集中すべきときに「集中できる・できない」「気分が乗る・乗らない」といった気分のムラを抑えて、できるだけいつも同じコンディションで仕事に取り組めるようにすることも大切です。この時間管理で結果を出せるように自分を訓練すること自体が、時間に余裕を生む練習になると思います。
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中野 亜希

ライター・コラムニスト
大学卒業後、ブログをきっかけにライターに。会社員として勤務する傍らブックレビューや美容コラム、各種ガジェットに関する記事執筆は2000本以上。趣味は読書、料理、美容、写真撮影など。 Twitter:@752019

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