“ハイブリッド署名”を活用した「電子契約」が企業間DXを実現

新型コロナウイルス禍によって、日本のみならず世界中がライフスタイルの転換を求められています。企業にもテレワークの波が押し寄せ、企業内のワークフローも、従業員一人ひとりのワークスタイルも変わりつつあります。

企業、働く従業員、取引先の企業のそれぞれが、“ニューノーマル”時代に移り変わろうとしている今だからこそ、求められるのが「DX(デジタル・トランスフォーメーション)」です。

「ニューノーマル時代に対応した取り組みをしていきたいが、どのように変革していけばいいのか分からない」「DX、デジタルシフトに向けた情報収集をしたい」といった人に向けたオンライン展示会イベント「Digital Shift EXPO 2020」(運営:株式会社アイエンター)が、2020年12月9日、10日の2日間で開催されました。

なかでも社内業務のデジタル化を推進する上で注目されているのが、「電子印鑑・電子契約」です。行政手続きの押印廃止を推進する狙いで、2020年12月には河野太郎規制改革担当大臣が、地方自治体向けの押印見直しマニュアルを作成したと公表したのは、多くの方がご存じと思います。上長や他部署の承認を得る決裁フローや、取引先と契約を結ぶフローを電子化することで、「押印業務のためにやむを得ず出社する」といった業務負担を減らせるようになります。

では、電子印鑑・電子契約とはどういったものなのか。「電子印鑑GMOサイン」を展開するGMOグローバルサイン・ホールディングス 電子契約事業部  営業セクション ダイレクトグループ 加茂聡一氏の講演を一部紹介したいと思います。

コスト削減や手続き高速化、効率化を実現する「電子契約」

電子契約とは、紙の書面ではなく電子データ(PDF形式)で取り交わす契約のことで、印鑑やサインの代わりに、「電子署名」という電子的な透かし技術で担保する点が特徴です。紙の場合は郵送や持参で相手に渡した上で契約を行うことが必要ですが、電子契約の場合はインターネット上のセキュアな通信を使って契約を行います。保管についても紙のような書棚ではなく、クラウドサーバー内に保管するのが一般的です。そして電子契約の大きなポイントが、収入印紙が不要になることです。

その他のものも含めて、メリットは大きく3つあります。1つ目は「締結コストの削減効果が非常に大きいこと」です。郵送費や収入印紙代などが削減できるので、締結コストを大幅に削減できます。
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電子契約のメリット
2つ目が「締結手続きの高速化」です。紙の書面は届くまでに時間がかかる一方、電子契約は瞬時に締結が可能です。3つ目は「業務効率化」です。契約締結後の文書がシステム上で見える化されて管理しやすくなるため、業務効率を上げることができます。

さらに副次的な効果として、電子契約が可視化されることで契約の締結漏れや多重契約などのコンプライアンス違反を防げること、データが損失・消失してしまうリスクの対策が行えることも挙げられます。

では、電子契約によってどれだけのコスト削減につながるのでしょうか。ある建築系企業の例を紹介しましょう。

この会社では紙による契約締結が多く、印紙代を含めて年間の締結コストが約820万円もかかっていました。これを電子契約に切り替えることで、印紙代がかからなくなり、作業コストも削減できます。一方で電子契約システム利用料がかかりますが、紙の締結コストに比べるとごくわずかなため、年間約700万円ほどの削減効果が出ました。
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ある建築系企業では年間700万円ものコスト削減につながったそうです

「高度電子署名」と「電子署名」のメリットとデメリット

電子契約の締結方法は、「高度電子署名」と「電子署名」の2種類があります。高度電子署名は電子認証局が本人確認を行って電子証明書を発行することで、実印と同等の法的効果を持つことができます。しかし締結相手も本人確認や電子証明書の発行などが必要になるため、契約締結までのハードルが高い点がデメリットです。
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高度電子署名のメリットとデメリット
それに対して数年前から出てきたのが電子署名、もしくは立会人型電子署名と呼ばれる方式です。実印文化のない海外から入ってきた文化で、システムから届いた契約書の署名依頼メールに署名するだけで契約の締結が完了します。事前に本人確認や電子証明書の取得などが不要な点が最大のメリットです。
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電子署名のメリットとデメリット
電子契約の利用イメージは4つあります。1つ目は自社と相手側の1対1での締結。2つ目は企業グループ間の取引。新会社に出資して資金を移動する場合など、企業グループ間で金銭消費貸借契約を大量に結ぶと印紙代だけでも高額になり、契約書の部数も多くなって煩雑になるため、電子化することで高速化とコスト削減を実現できます。

3つ目は業務委託などの契約です。例えば、フィットネスクラブなどの多くは、個人事業主のインストラクターと半年に1回といった有期業務委託契約を行いますが、それを電子化して、さらに自動更新にすることで人的な手間を削減できます。4つ目は申込書や発注書などの帳票類です。特に領収書には収入印紙を貼るケースも多く、こうした手間を省くことが可能になります。
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電子契約の利用イメージ
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