横須賀市、電子契約の実証実験で契約締結完了までの時間を約95%短縮

GMOグローバルサイン・ホールディングスと神奈川県横須賀市は、2021年4月から6月にかけて電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を活用した実証実験を実施。契約書の起票から締結完了までの時間を約95%短縮できることや、100%ペーパーレス化によって年間試算で約5万枚の紙資源の節約する効果があることを確認しました。

コストと業務効率化の試算値

※1.横須賀市の全契約のうち、工事・業務委託・物件調達に関する年間の契約件数(前年度実績1,240件)をもとに、年間合計値の試算をおこなっています。※2.横須賀市が契約相手先企業より契約書を受領してから押印が完了するまでの時間の年間累積値を試算したもの。※3.横須賀市が契約書を契約相手先企業に渡してから、双方押印後、副本を契約相手先企業に渡し、契約締結が完了するまでの時間の年間合計値を試算したもの。※4.横須賀市契約課で取り扱う入札・随意契約等の契約関連業務で使用する紙の年間合計値を試算したもの。

実証実験は横須賀市と取引のある事業者の協力の元、「電子印鑑GMOサイン」を用いてダミーの契約を行い、1契約あたりの契約作業にかかる時間を測定するというもの。その後、従来の方法で行った場合の時間を比較し、電子契約活用による将来的なコスト削減効果を試算しました。

電子契約の実証実験を実施した背景について、横須賀市財務部契約課 財務部次長・契約課長 藤原仁氏は次のように語りました。

「昨年からコロナ禍における市内事業者の負担軽減のため、契約制度の抜本的な見直しや改善に取り組んでおり、昨年10月には契約書を除く全ての契約関係書類の押印省略を実現しました。市内は中小企業の事業者さんが多く、社長自らが現場から作業着を着てわざわざ市役所に書類1枚を届けに来る現実を知りながら、すぐに実施しない理由がありませんでした。その後、唯一残った契約書の押印省略について検討していたところ、本年1月に法改正があり、電子契約の導入が現実味を帯びてきましたので、今回の実証実験に参加した次第です」(藤原氏)

また藤原氏は、実証実験の実施にあたっての懸念材料などは特になかったとし、実証実験の実施を決めた理由を以下のように説明しました。

「紙ベースの契約書に比べて、時間、コスト等が削減できることは実験をするまでもなく明らかでしたが、本物の電子契約を体験できる点が非常に魅力的でした」(藤原氏)

契約締結までの大幅な時間短縮や、100%ペーパーレス化による紙資源節約が可能に

今回の横須賀市との実証実験では、横須賀市側は電子認証局による厳格な本人認証を行う「当事者型」、契約相手方となる市の協力事業者はメールアドレスなどによって認証を行う「立会人型(事業者署名型)」を使用することで、安全性と利便性を両立できる「ハイブリッド型」を採用しました。その結果、契約締結完了までにかかる時間は約95%削減され、大幅な時短化が可能だと判明しました。

「電子印鑑GMOサイン」を活用することで、紙の書類をなくす「ペーパーレス化」を100%達成できます。横須賀市の全契約のうち、年間1240件ほど発生している工事・業務委託・物件調達の契約に「電子印鑑GMOサイン」を使用すれば、年間約4万9600枚の紙の書類が不要となり、紙資源の節約にも大きな効果があることが分かりました。業務の効率化に加えて、限りある資源の節約にも大きな効果があることを確認できました。

コスト削減効果により、協力事業者からも好印象

今回の実証実験では、横須賀市に登録のある協力事業者と横須賀市がダミーの契約を取り交わす形で、従来の紙の契約書を使用した場合と「電子印鑑GMOサイン」を使用した場合とで、契約1件あたりに必要な時間・コストの比較を行いました。実験に協力した事業者からは「押印作業の簡素化の実現が可能になり、業務効率化、コスト削減の面で効果が感じられる」という意見をもらっているとのことです。また、事業者側の契約業務にかかるコストについても、時間を短縮できるのはもちろんのこと、郵送代・紙代を約100%削減できるのも大きなメリットになります。

横須賀市と協力事業者の契約締結フロー

今回の実証実験を通じて感じたメリットについて藤原氏は、「特に市の契約の相手方となる事業者側のメリットを強く感じました」と語ります。

「煩雑な手続きもいらず、市側(厳密にはサービス事業者ですが)から送られて来るメールの指示に従って操作するだけで契約が完了し、電子契約書を受領できます。費用もかからず、契約書の保管場所の確保(工事系の契約書等は図面等も含めかなりの量になります)に頭を煩わされることもないので、市内の中小企業者の皆さんにとってはかなりメリットがあるのではと感じています」(藤原氏)

ただし、今回はダミーの契約を用いた実証実験のため、「実際に市内の事業者にまだ試していただいていません」とのこと。

「今後実際に市内の事業者さんにお試しいただいて、ご意見を聞く場を設ける予定です。さまざまなご意見を聞きながら、今まさに本導入を目指しているところです」(藤原氏)

藤原氏は今後の展開についてこう語ります。

「市の発注には、単に契約の履行を求めるだけではなく、市内経済の維持・活性化、市内事業者の維持・育成という重要な側面を有しています。市が電子契約を導入することは、ただ単に市の業務の効率化だけでなく、電子契約がきっかけとなって、市内の事業者さんのDXの後押し、ひいては、経営改善、経営力強化にも寄与することができると考えています」(藤原氏)

契約の締結から管理までワンストップ化できる「電子印鑑GMOサイン」

「電子印鑑GMOサイン」は、契約の締結から管理までをワンストップで行えるクラウド型の電子契約サービスです。2020年12月末時点で導入企業数が14万社を超え、国内電子契約サービスにおける導入企業数第1位となっており、2021年9月時点では31万社を超えています。

電子印鑑GMOサインのWebサイト

「電子印鑑GMOサイン」を活用することで印紙税・郵送費の削減、契約締結にかかる手間の軽減、時間の大幅な短縮が可能になり、業務の大幅な効率化を実現できます。国内向けに提供されている各種電子契約サービスの中で、利便性の高い「メールアドレス等により認証を行う事業者署名型(契約印タイプ)」と、安全性の高い「電子認証局による厳格な本人認証を行う当事者署名型(実印タイプ)」、その2つを組み合わせることで安全性と利便性を両立した「ハイブリッド契約」にも対応している数少ない電子契約サービスの一つです。

官民問わずDXを推進、自治体として全国初の導入実績あり

2021年1月29日に地方自治法施行規則が一部改正されたことにより、地方自治体においても「電子印鑑GMOサイン」の「事業者署名型」と「当事者署名型」の両方を利用することが可能になりました。2021年3月には新潟県三条市が「電子印鑑GMOサイン」の採用・導入を決定し、日本初の自治体における立会人型電子契約サービスの導入例となりました。

2021年7月にはマイナンバーカードをスマホにかざすだけで厳格な本人確認を簡単・迅速に完了できる、日本初の『マイナンバー実印』サービスの提供も開始しました。今後、対面での本人確認や紙の各種証明書を用いた契約に代わる、便利かつスピーディで信頼性の高い本人確認ができる注目の電子契約サービスです。

地方自治体の“脱ハンコ”をサポートする「さよなら印鑑~1億総デジタル化プロジェクト~」も実施

GMOグローバルサイン・HDは2021年1月から、地方自治体における業務のデジタル化を通じて、行政サービスの利便性向上と職員の働き方改革を支援する「さよなら印鑑~1億総デジタル化プロジェクト~」を開始しています。本プロジェクトでは、電子契約の実証実験を希望する自治体に1年間の無償提供を行うなど、全国の地方自治体の脱ハンコに向けた取り組みをサポートしています。

「さよなら印鑑~1億総デジタル化プロジェクト~」のWebサイト

【対象】
日本全国の地方自治体

【内容】

・実証実験として「電子印鑑GMOサイン for 行革DX」を1年間無償提供
・GMOグローバルサイン・HDの『自治体DX支援チーム』を各自治体に派遣
(※感染症対策の観点から、オンライン対応も実施)
詳細URL:https://www.gmosign.com/lp/go_dx/

【参画中の自治体】
東京都、長野県、北海道札幌市、福岡県福岡市、千葉県千葉市、福岡県北九州市、佐賀県、福井県、新潟県新潟市、熊本県熊本市、高知県、鹿児島県鹿児島市、埼玉県川口市、神奈川県横須賀市、宮崎県宮崎市、大阪府豊中市、愛知県岡崎市、北海道旭川市、沖縄県那覇市、秋田県秋田市、愛知県春日井市、山口県下関市、福井県福井市、神奈川県茅ヶ崎市、山口県山口市、埼玉県新座市、愛媛県今治市、愛知県小牧市、鳥取県米子市、東京都多摩市、三重県桑名市、埼玉県戸田市、愛知県瀬戸市、奈良県橿原市、埼玉県坂戸市、長野県佐久市、新潟県三条市、静岡県島田市、広島県三原市、新潟県柏崎市、愛知県蒲郡市、秋田県由利本荘市、茨城県笠間市、福井県鯖江市、長野県塩尻市、鹿児島県奄美市、和歌山県海南市、鹿児島県肝付町など(合計88自治体・2021年11月5日時点・人口順)

安蔵 靖志

Techジャーナリスト/家電エバンジェリスト
家電製品協会認定 家電製品総合アドバイザー(プラチナグレード)、スマートマスター。AllAbout デジタル・家電ガイド。ビジネス・IT系出版社を経てフリーに。デジタル家電や生活家電に関連する記事を執筆するほか、家電のスペシャリストとしてテレビやラジオ、新聞、雑誌など多数のメディアに出演。KBCラジオ「キャイ~ンの家電ソムリエ」にレギュラー出演するほか、ラジオ番組の家電製品紹介コーナーの商品リサーチ・構成にも携わっている。

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