AIがあなたの仕事をどう変える？あなたはどう変わる？効率化のヒントと活用事例

2024.9.18

AI活用が当たり前になりつつあるこの頃。多くの人がプライベートだけでなく、ビジネスシーンで生成AIを利用するようになりました。

しかし、AIを上手に活用して時短や仕事効率化につなげている人もいれば、「うまい活用方法がわからない」「AIは便利そうだけど、仕事に生かせるかわからない」という人も。この差はどこでつくのでしょう？

差の1つとして、生成AIを「自分の作業負荷を軽減し、より効率的に業務を行うために使うもの」と意識できているかどうかがあると思います。

AIを活用するには、AIの得意・不得意を見極め、仕事のフローや「人間の果たすべき役割」を明確にした上で、AIに任せることを抽出する工程こそが重要。「繰り返し作業、単純作業をAIに任せ、時間を削減する」「その時間でさらにPDCAをまわすことでスキルや思考の引き出しが増えていく」——この流れを見据えてAIを使うことが個人のスキルアップにもつながります。

単純作業をAIに任せて削減した時間を、より創造的な作業に充てることや、個人のスキルを磨く時間とすることが、自身のさらなる成長への近道になります。時短のためのAI活用例を学びましょう。

AIでできる時短とは？

「AIで時短」を実現するには、AIの得意分野はどんなものか、まずユーザーが理解する必要があります。

ユーザー自身が正しい答えを想定できないもの、自分なりの判断基準がないものをAIに依頼すると、その回答の真偽を調べて吟味するための「裏を取る」作業が新たに発生してしまいます。

また「プロンプトによってアウトプットがかなり変わる」とか「そもそもどんな指示を出せば望む答えが得られるのかわからない」のであれば、効果的なプロンプトを検証する時間も必要になります。

生成AIの進化は著しく、以前に比べると明らかな誤答は減りました。また、おしゃべりのようなカジュアルな問いかけに対しても、かなり精度の高い答えが返ってくるようになりました。しかし、それでもAIの性質による「向き不向き」は、今でもあります。

個人的には、「ハルシネーション（AIがつく嘘）に振り回されないもの」「複雑なプロンプトを書かなくてもいいもの」が、AIに任せるべき仕事だと思います。

この条件を満たす、「アウトプットの正誤を自分で判断できるけれども、自分で作業すると手間がかかるもの」「正解がはっきりあるもの」としては、以下のような作業が挙げられます。

スケジュール管理

仕事の段取りを含めた「スケジュール作成」は、自分で考えると思いの外、時間がかかったり、ヌケモレがあったりするもの。「紙の手帳が一番わかりやすいけど、突発的な仕事の割り込みがあると書き直しが必要になり、視認性が落ちる」場合もあります。

そこで「やるべきこと」「その納期」を生成AIに知らせると、優先順位を整理して、スケジュールに落とし込んでくれます。急な割り込みの仕事が発生しても、簡単にスケジュールの立て直しができ、進捗管理もしてくれるので「思い通りに作業できなかったけど、今週中にリカバリするには？」といった相談もできます。

忙しいときには難しい「頭の整理」を助けてくれて、先の見通しを示してもらえることは、時短だけではなく、精神的なサポートにもなると感じます。

ちなみにプログラミングや自動化に明るい人ならば、Google Apps Script（GAS）をChatGPTに連携し、スケジュール管理をGPTsに頼んで自動化することも可能です。

会議文字起こし→議事録作成

個人的に「生成AIを使うメリット」の上位に来るのがこれです。

会議の文字起こしは、手動で行うととても時間がかかることの1つ。しかも、新しい思考やアイデアを生む時間ではなく、過去の振り返りに当たる作業です。ここに多くの時間を割いても、成長にはつながりにくいのではないでしょうか。

音声入力にも対応するChatGPTの新しい生成AIモデル「GPT-4o」なら、会議中の会話を録音した音声ファイルを読み込ませて文字に起こすことができます。さらに、ChatGPTにフォーマットを指定することで、文字起こしデータをほぼ手間無しで議事録に加工することも可能です。文字起こしから議事録の作成までの一連の作業をChatGPTだけで、短時間で完結することができます。

無料プランでは「GPT-4o」の使用回数に制限があり、制限をほぼ気にせずに使用するにはChatGPTに課金する必要があります。ただ、頻繁に会議の文字起こしや議事録作成がある人にとっては、月額20ドルが安く感じるほどのメリットがあると思います。

定型文作成

メールの文章は、伝えるべき内容が頭にあっても、文章の形にするのは意外に面倒なことも。

特にビジネスメールはほぼ定型文なのに、ちょっとした言い回しが思いつかないことや、「この表現は失礼ではないか？」などと考えていると、メール1通作成するだけでも思った以上に時間を取られてしまいます。

1日の中で、人が決断できる回数は決まっているといいます。「失礼のないように意図が伝わればOK」なビジネス定型文にそのリソースを割くのはもったいないのです。

こんなときは生成AIの出番です。

「納期に遅れたことのお詫びと、新しい納期、再発防止の努力をする旨を丁寧な文章でメールにして」「歓迎会の日程を決めたいからできるだけ早く日程調整ツールに希望日を入力してほしいと、部長級以上の偉い人に失礼のないような文章で書いて」といった、かなりラフなプロンプトでも、希望通りのアウトプットを得ることができます。

どの生成AIを使うかによって、文のトーンや構成が変わってくるので、1つのプロンプトで複数AIの回答が得られる「天秤AI」を用いて何パターンかの回答を得たうえで、相手との関係性やそれまでの経緯にフィットするものを選んで使用するのも手です。

文書の体裁を整える場合や画像認識・生成でもAIが役立つ！