もっとIT化を!PTA活動の効率化はどう進める?:鵜の目「鷹木」の目

鷹木 創

Speciali4U教育
4月からスタートダッシュだ、と思っていろいろ準備をしているんですが、鷹木の仕事場にあるメインマシン(Windows 11 Pro/Ryzen 9 3950X/GeForce RTX 3070Ti)が起動しなくなってしまいました(悲)。どうやらマザーボードが故障したようで、なんとかハードディスクを救出し、サブマシン(M2のMacbook Air)につなげてます。ハードディスク5台を動かしているのは急きょ購入したロジテックのハードディスクケースですが、なかなかいい感じで動いています。意外といいので、もうこのまま行こうかなあ。

さて今回の「鵜の目『鷹木』の目」は、令和のPTA活動のリアルについて。私はこれまで娘の小学校のPTA副会長を務め、IT化・効率化を進めてきましたが、2024年度はさらなるIT化・効率化を進める所存。これまでやってきたことや疑問に思ったこと、これからやりたいことなどを紹介します。

PTAのペーパーレス化をどう進めるか

まずPTAのやりとりは紙ベースがメインだったので、ペーパーレス化を頑張ろうとしました。PTAの係決めや、決まった係の告知もこれまで紙でやっていたんですが、2024年はGoogleフォームでやろうと思っています。

ただ、個人のGoogle アカウントを使わざるを得なくて。本当はPTAのアカウントを作りたいけど、PTAは法人格を持たない「人格のない社団等」なので、そのままだとクレジットカードが作れません。Google Workspaceなど、クレカ決済が必要な有料サービスが契約できないんです。

どうしても使いたいなら、PTA会長など個人が自分のクレカで代理で支払うといったことになりますが、「クレカのポイントは誰のものだ問題」なども出てくるので、個人のクレカの利用にも障壁があります。NPOなどの団体がGoogleを利用するための専用プランもあるようなのですが、NPOになるところからスタートなので、そのための資料をそろえて審査を受けて……とかなり面倒で。

PTAの銀行口座は、会長の名義で、代表が変わるごとに代表者を変更して運用しています。カードを発行しようとすると、代表が新規の個人口座を作って、それにひも付ける、など、その辺りの書類仕事もまあまあ面倒です。

うちのPTAでは、コロナ禍中にイベントが行えなかった分のPTA会費で、備品を買おうかという話になったんですが、最初に出たのが「複合機」(プリンタやスキャナなどが1つになったもの)でした。

PTA用の複合機は既にあるんですが、あまり調子がよくなくて、フィニッシャー(ホチキス止め機能)もついていないので、もっといい複合機がほしいとのこと。でも、上位機種ってネットワークにつながらないと機能の多くが使えないですし、メーカーのサービスマンが定期点検に来るようなやつなんですよね。結局、予算はほかのことに使うことになって、複合機は買いませんでしたが。

単にペーパーレスだけじゃなくて、スケジューリングも省力化したい。学校の年間行事予定表はいまだに紙で配られますが、Googleカレンダーで共有カレンダーを作るつもりです。PTAでも、運営委員会などの日程がオンラインで共有できて、数日前にアラートが出るといいですよね。

またPTAは校内のWi-Fiも使えません。ゲスト用Wi-Fiを設定してもらって、それを使いたいのですが……。その代わりというか、あるベンダーさんがPTA専用のポケットWi-Fiプランを持って来て、私たちも営業を受けちゃいました。ネット回線とクラウドストレージ、オフィススイートなどが月4000円ほどで利用できて、利用料も銀行引き落としというプランです。

当時はいろいろあって契約に至らなかったんですが、今後は検討していきたいと思っています。東京都のPTAでつくる組織「東京都PTA協議会」が、Google WorkplaceなどのITツールを支援してくれるとのことなので、そうした協議会に相談するのもありですね。
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鷹木 創

編集主幹
2002年以来、編集記者や編集長などとしてメディアビジネスに携わる。インプレス、アイティメディアと転職し、2013年にEngadget日本版の編集長に就任。 その後スマートニュースに転職。国内トップクラスの機械学習を活用したアプリ開発会社においてビジネス開発として活躍。2021年からはフリーランスとして独立、IBM、Google などのオウンドメディアをサポートしている。

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