ChatGPTも活用!ストレス軽減は能率アップによる生産性向上とセットで考えよう

中野 亜希

AISpecial働き方改革
人事評価の時期などに自分の仕事を振り返ると「自分の働き方には無駄が多いかもしれない」と思うことがあります。「もっと自分の業務を効率化できたら……」と焦る瞬間です。

業務にかかるコストを減らしつつ、成果を上げられれば理想的ですが、何かを「省く・やめる」以上に「成果を上げる」「仕事の質を上げる」という意識がないと、手抜き作業による品質低下やミスの温床になりがちです。また、「自分の仕事には無駄が多い」「そのせいで忙しい」という自覚がある状態は、働く人の意欲を下げ、ストレスにもなります。そう考えると、生産性を高めることとストレス軽減は、セットで考えるべきものなのかもしれません。

自分のストレスを把握する

まずは、自分にストレスを与えているものは何か、把握したいところです。

働く人のストレスの筆頭ともいえるのが「仕事の量」「忙しさ」ではないでしょうか。仕事が多ければ勤務時間も長くなり、それだけ緊張状態からも解放されないということになります。そんな時、真っ先に犠牲になるのは「十分に休む」「好きなことをする」時間です。リフレッシュができず、仕事以外に何もしていないように感じてしまうと、気分がふさぎますよね。

また、会社は仕事のための組織なので、気が合わない人がいるのは当然と言えば当然です。昨今は職場におけるセクハラやパワハラ、さらにモラハラなどの問題も顕在化しています。日々普通に働くだけでも、対人関係のストレスがついて回ります。

会社に行くのは憂鬱だけど、仕事だからとあきらめている場合もあるでしょう。しかしストレスをコントロールする対処法の1つは、ストレスの原因を明確にすることです。1日の終わりに、仕事の中で受けたストレスにはどんなものがあったか、書き出してみましょう。

「仕事の量が多く、忙しい」「仕事の内容が難しい」「人間関係がぎくしゃくしている」「通勤時間の長さが不満」など、書き出すことでいら立ちや落ち込みの原因が把握できるだけでなく、「業務量について上長に相談する」「仕事は仕事と割り切って接する」「引っ越しを検討する」といった対応策も浮かぶでしょう。すべてが思い通りになるわけではありませんが、自分を悩ませるものの正体を知ることは、思いのほかストレスを和らげてくれますよ。

「気を散らすもの」を排除する

いくら仕事が忙しいといっても、「無駄なく効率的に、フルに集中した状態で1日中働いているが、それでもさばききれないほどの仕事がある」という人はごく少数のはず。どこかに集中を妨げる要因があり、それが時間を奪っている可能性が高いのです。

仕事に打ち込むための下準備として、あなたの気を散らすものを排除しましょう。人が集中状態になるには、およそ10~15分程度かかるうえ、集中状態が破られた時も、元のレベルに戻るには、やはり10~15分はかかってしまいます。集中しているときに他愛もない雑談を振られただけで、そのあとさっぱり集中できなくなって困った、という経験がある人も多いのでは?

「何に気を取られやすいか」「何を排除すれば集中できるのか」には、個人差がありますが、スマートフォンの通知が与える影響は少なくありません。通知をオフにするだけでも、集中を妨げられる回数が激減します。ただオフにするだけではなく、タスクの区切りなどに合わせ、一定の時間ごとに通知を確認するように設定すると、メリハリをつけて作業できます。自分なりの集中とリラックスのサイクルを把握して、集中のリズムを崩さないようなタイミングで通知の確認を行いましょう。

また、声や動作が大きい人、ガサツな人が周囲にいる場合は、イヤープラグ(耳栓)やヘッドフォン、ノイズキャンセリング機能のあるヘッドフォンを使用することで、騒音を軽減・遮断することができます。

オフィスがフリーアドレスであれば、できるだけ静かな位置に移動するのもよいですね。出入り口のそばなど、人通りが多い場所から離れるだけでも集中力は上がります。

可能であれば、ちょっとした打ち合わせなどを含む会話は別の場所で行う、電話は個室で受けるなどのルールをオフィス内で制定するのもおススメです。自分や、自分の環境に合った方法で「気を散らすもの」を排除し、集中力を維持しましょう。

「待ち時間」を排除する

「指示や決済を仰ぎたい上司が席を外している」などの理由で待ち時間が生じることはよくあります。この待ち時間は、5分で終わることもあれば数十分かかることもあるため、手持ちぶさたになりがちです。しかし、先が読めない待ち時間を「何もしない時間」にしてしまうのは大きな無駄です。

次に行う業務の手順を考えたり、メールチェックをしたり、ちょっとしたアイデア出しなど、短時間でもできることは意外にたくさんあります。短い時間に集中して考えることで、むしろ良いアイデアが生まれるケースもあります。スキマ時間とはいえ、ちりも積もれば相当な差に。「時間が5分あったらこれを」「30分ではこれ」といった具合に、スキマ時間でできることをあらかじめリストアップしておきましょう。

1日の間にスキマ時間があまりに多い場合は、どこかにムダが潜んでいるはず。仕事の全体量を把握したうえで、同じような仕事はなるべくまとめて行う、報告のタイミングを見直すなど、1日のスケジューリングを改善する余地も十分にあるでしょう。
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中野 亜希

ライター・コラムニスト
大学卒業後、ブログをきっかけにライターに。会社員として勤務する傍らブックレビューや美容コラム、各種ガジェットに関する記事執筆は2000本以上。趣味は読書、料理、美容、写真撮影など。 Twitter:@752019

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