ChatGPTも活用！ストレス軽減は能率アップによる生産性向上とセットで考えよう

2023.9.20

ChatGPTによるタスク管理で無駄な時間を排除する

ビジネスパーソンにとって、タスク管理は地味ながらとても重要なスキルです。タスクの順序や期限を把握し、スケジュールに沿って進めることを意識したプランニングをすることで、仕事に余裕が生まれます。またタスクごとに作業予定時間を設定し、その予定を守る取り組みは、時間管理はもちろん、集中力を維持する観点からもおススメです。

しかし、タスクの整理や管理は意外に時間がかかるもの。タスク管理自体が苦手な人や、工程管理に時間を割くのがどうしても無駄に思えて苦手という人もいるのではないでしょうか。

ChatGPTにタスク管理を任せてみると、この隠れた工程にかかる時間をまるっと浮かすことができ、より効率よく業務に取り組むことができるようになりますよ。例として、タスクの実行順序と理由をChatGPTに尋ねてみましょう。

ChatGPTからは、このような回答がありました。
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以下は、タスクの実行順序と理由、および理想的な時間配分の工数です。

【タスク】
1. 「エントロピーの法則」についての本を読む｜約4時間
2. 夕食用の食材の買い物に行く。ミニトマトと万願寺トウガラシがあるので、それを使ったメニューを作るための食材を買う｜0.5時間
3. 夕食を作る｜0.5時間
4. 1.で読んだ本について1500字前後のレビューを書く｜約2時間

【実行順序と理由】
1. 「エントロピーの法則」についての本を読む：最初にこのタスクを行うことで、レビューを書くための情報を収集し、その後のタスクの進行に必要な知識を得ることができます。また、200ページの本を読むためには、長時間かかるため、最初に取り組んだ方が良いです。
2. 夕食用の食材の買い物に行く：夕食用の食材を買いに行きます。これにより、夕食用の食材が確保され、夕食を作るための準備が整います。
3. 夕食を作る：食材を買いものした後に、夕食を作ります。夕食を作ることでリラックスすることができ、集中力を高めることができます。
4. 1.で読んだ本について1500字前後のレビューを書く：読書を終え、夕食をとることで、集中力が高まっているため、レビューを書く作業に取り組みます。

【理想的な時間配分の工数】
1. 「エントロピーの法則」についての本を読む｜約4時間
2. 夕食用の食材の買い物に行く。ミニトマトと万願寺トウガラシがあるので、それを使ったメニューを作るための食材を買う｜0.5時間
3. 夕食を作る｜0.5時間
4. 1.で読んだ本について1500字前後のレビューを書く｜約2時間

以上が、最適なタスクの実行順序と理由、および理想的な時間配分の工数です。ただし、個人差があるため、実際の作業には調整が必要かもしれません。また、本の読み方や書き方によって時間配分が変わるため、自分に合った方法を見つける必要があります。
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なるほど……。ところで、万願寺トウガラシとミニトマトで何を作ればいいのだろうと迷います。おいしいのはもちろん、調理時間が短いとより嬉しい。さらに質問してみます。

すぐできそう、なおかつ普通においしそうなメニューが提案されました。これなら30分あれば余裕で作れます。なお、時間内に終わらなかった場合も、あえて次のタスクに移って気持ちを切り替えることで、一定の生産性を維持することができるでしょう。

さて、タスクを進めていく間に、新たな別のタスクが発生したり、優先順位が変わっていくこともあります。ここにきて私は「夕食を食べる」時間を考えていなかったことに気づきました。

「混雑を避けるため、夕食の買い物を先に済ませる」という提案がなされました。こちらから提示する条件が変わるごとに、ChatGPTが柔軟にスケジュールを変更しているのが分かると思います。

さて、せっかくのスケジュールですが、パソコンでしか見られないのは少し不便。このスケジュールをスマートフォンのカレンダーに表示する方法を教えてもらいます。

ChatGPTは、さまざまな問いに答えたり、提案をしてくれますが、通知機能はありません。スマホのカレンダーなどと連携させることで、タスクの締め切りやスケジュールに従って、リマインドを送信することができます。

考える時間は増やしたい

効率を上げるには、業務のコストを減らすだけでは不十分です。時間を奪う要素を排除したら、その分「考える時間」を増やすのが効率化への道です。今までのやり方を疑ってみたり、改善できるところはないか見直す時間は、省くべきではありません。仕事の早い人は、どうすれば仕事を早く終わらせることができるか常に考え、工夫をしているのです。

また、アイデアを出す、企画を提案するなど、「考える」ことがメインの仕事があります。集中する時間が必要な「考える仕事」と、手を動かせば終わる「作業」をよく吟味して、「考える仕事」に時間を多く使えるよう心がけましょう。

休憩も計画的にとる

「効率化アップ」は長時間労働を指す言葉ではありません。成果を上げたいなら、適切な頻度で休憩をとることが重要です。人が何かに集中して取り組める時間は50分から長くて90分ほどと言われており、その後は10分程度の休憩をとるのが良いとされています。タスク管理でChatGPTを活用するなら、あらかじめ休憩も「タスク」としてスケジュールに織り込むのが良いでしょう。

また、ちょっとしたコミュニケーションが大きなムダをなくすこともあります。

5分で済む質問タイムが、1時間のムダを減らすことにつながったりします。誰かに聞いたほうが早ければ、悩まず人に聞いてもよいのです。何ごとも、減らすだけでは改善につながりません。無駄を省くことに注力しすぎると、職場の空気もギスギスします。そうなるとモチベーションが下がり、ひいては生産性も下がってしまいます。

無駄は減らしつつ、深く集中する時間や、コミュニケーションはしっかり取る。そんな姿勢がストレスフリーな業務改善につながるでしょう。

ChatGPTを使ったタスク管理の注意点

タスク管理やスケジュール管理が苦手だと感じている方は、ぜひChatGPTを活用してタスク管理をしてみてほしいと書きました。苦手なことをChatGPTに任せて自動化することによって、ストレスも軽減されていきます。

そんな私たちの生産性アップに一役買ってくれるChatGPTですが、そのアウトプットは私たちが入力する情報次第です。情報が足りなければタスクの優先順位がうまく反映されない可能性もあります。また、長文による指示は、ChatGPTがうまく意図を汲んでくれないこともありました。指示は明確に、短く、気になることがあれば追加の質問で掘り下げてみる……というように「ひとつひとつ、コツコツ」聞いていくのがうまい付き合い方です。

「一を聞いて百を知る」ことはないし、融通もきかないけれど、聞かれたことには的確に答えてくれる……そんな部下だと思って接していくと、思わぬ有能さを見せてくれるはずです。