ここまで、わかりやすくメモを取る方法をお伝えしてきましたが、それは取ったメモを議事録など、人目にふれるビジネス文書にまとめるためでもあるでしょう。

ビジネス文章全般においては「結論から先に書く」ことが重要とされています。そのスタイルをふまえて、メモから重要事項を議事録化する有効な方法が「PREP（プレップ）法」です。

初めに結論を示し（Point）
その理由を述べ（Reason）
具体例を挙げ（Example）
再度結論を示します。（Point）

最初に示された結論を念頭に読み進めることで、忙しい人や、初めてその情報に触れる人も要点をスムーズに理解できるようになります。

さらに、議事録には読みやすさ、誤解を招かないわかりやすさが必要です。メモをまとまった文章に起こす時にチェックするポイントをお伝えします。

・主語述語が明記されている
会議中に交わされる「あれ」「前のでいいよね？」「それで行こう」……こんな会話を、ただ時系列に並べるだけでは議事録としては不十分です。論点がわかりにくいだけでなく、読み返した際に、さまざまな意味に解釈できてしまい、正確性を欠くことにもつながります。足りない主語や述語を補い、読みやすい文章に整えましょう。

・発言者が誰か、過不足なくわかるようになっている
社外の人を含めた会議の場合、特に「誰が」発言者なのかが重要になることがあります。クライアント側か社内の意見なのかで、その後の方向性も大きく変わってしまうからです。

とはいえ、全ての発言者を記載するのも混乱のもとに。キーとなる発言・発言者にのみ名前を記載し、必要であれば説明を足してわかりやすさを補いましょう。不要な発言は省略するなどして、会議の論点を明確に浮かび上がらせる工夫も加えることで、よりわかりやすい議事録に近づきます。

・無駄な情報を省く
議事録には正確さが求められますが、不要な情報を入れすぎて、本来伝えなければいけない情報が埋もれてしまう可能性もあります。挨拶や不要な雑談の記載は省き、長い話は要約しましょう。すべてを会話通りに残す必要はなく、臨機応変に箇条書きを使うことでより読みやすい文章に仕上がります。

また決定事項だけでなく、次回の会議に持ち越す内容も書き加えるとより意味のある議事録となります。 特に、次回の会議開催日までに検討が必要な議題などは、 5W1Hをもれなく記載し、会議に出席していない人にも周知をはかりましょう。

「メモを取る」「そのメモから議事録などを作る」。このインプットとアウトプットを繰り返していくごとに、メモも洗練されていきます。あいまいな記憶頼みではなく、手を動かすことで生まれる正確なメモは、ひとつの財産になるはずです。取り入れられるコツから取り入れてみてください。