ChatGPTでスケジュール管理がはかどる！予定入力からタスク作成、目標管理まで

2023.9.6

さまざまな活用方法があるChatGPTですが、その良さが生かせる用途と、そうでないものがあるように思います。そんな中、ChatGPTの良さが生きる活用法の1つが「スケジュール管理」ではないでしょうか。

単に「決定済みの予定を管理する」だけではなく、タイムテーブル作成や、やるべきタスクの優先順位決定、効率的に仕事に取り組むための時間の使い方をサジェストするなど、広い意味でのスケジュール管理が得意なようです。

タイムテーブルの生成

会議やイベントのタイムテーブル（時間割）の作成は、ChatGPTに任せるとスピーディです。特に「会社説明会」「研修」など、イレギュラーなイベントは、いざやるとなると、どんな内容をどんな時間割で行うべきか、すぐに決められないことも多いものです。そんな時は、「やるべきこと」に関する会話を入力すると、ChatGPTが適切なタイムテーブルを自動で生成してくれます。

たとえば、「中途採用者向けの会社説明会を2時間のタイムテーブルで開催したい」とChatGPTに入力してみましょう。

やるべきことをChatGPTに伝えることで、それに応じた適切なスケジュールが自動生成されます。この例ではあくまで一般的な「中途採用者向けの会社説明会」のタイムテーブルを取り上げましたが、これをもとに自社の事情に沿ったタイムテーブルを組みなおすもよし、ChatGPTにさらに詳細な問いを投げてカスタムするのもまたよしです。

また、説明会の出席者に事前に送るべき資料なども教えてくれるので、まずはたった一言、相談を始めるだけで、自分のやるべきことのアウトラインが見えてくるのがいいですね。

タスク整理

「仕事の効率化には、各タスクに優先順位をつけるべき」と言われます。しかし、手元の仕事が増えるとともに、頭の中のノイズも増えます。「複数のタスクを抱えているが、どの順番でタスク消化していけばわからない」と混乱してしまうことも少なくありません。この場合は各タスクと期限を書き出し、ChatGPTに優先度順のタスク整理をしてもらうのがよいでしょう。

今週の私は通常業務のほかに抱えるこまごましたタスクが多く、どうも頭が混乱するのでこんな質問を投げてみました。

ChatGPTの回答は……
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以下は、緊急性と重要性に基づいてタスクの優先順位を付け、より集中的なアプローチを提案したものです。

1. 今日中に編集して納品しなければならない写真データ120枚分の編集
- 納期が近いため、最優先で取り組みましょう。

2. 今日中に銀行に行って医療費の振り込みを行う
- 緊急性が高く、手続きが完了しなければならないため、次に優先して取り組みましょう。

3. もらいものの野菜を料理して使い切る
- 賞味期限が迫っており、食品ロスを防ぐためにも、次に優先して取り組みましょう。

4. 明日の朝までに書籍レビュー原稿のレジュメを考える
- 納期が迫っているため、次に優先して取り組みましょう。ただし、レビュー書目を先に読んでからレジュメを考えることが望ましいです。

5. 明日までに犬の散歩に行く
- 犬の健康のためにも、優先して取り組みましょう。ただし、18時以降の時間帯を選んで、20時までには完了するように計画しましょう。

6. 金曜日までに伊勢丹に行って化粧品を受け取る
- 緊急性は低いですが、金曜日までには完了させる必要があるため、最後に取り組みましょう。

7. 来週の日曜日に友達と伊勢丹に行って秋物の洋服の購入プランを立てる
- 緊急性が低いため、最後に取り組みましょう。

提案する集中的なアプローチは、以下のようになります。
- タスクを達成するために、ToDoリストやスケジュール帳などを活用し、時間管理を徹底しましょう。
- 集中力が高まる時間帯に、重要なタスクに集中するようにしましょう。
- 長時間取り組むのは難しい場合は、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返す「ポモドーロ・テクニック」を取り入れてみましょう。
- タスクをこなすための最適な環境を整えることで、集中力を高めることができます。例えば、静かな場所で集中して作業する、スマートフォンを電源OFFにする、音楽を聴くなどです。
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順番をつけた理由については「そうかな？」と思う部分があるものの、各タスクに順位がつくだけでもそれなりに先が見え、ストレス軽減にはなります。しかし、このままでは各タスクの粒度のばらつきが大きすぎます。

「ATMで入金」のような“始めれば5分で終わる”タスクと、「原稿のレジュメを考える」といった“時間をかけようと思えばいくらでもかけることができ、複雑”なタスクを同列に扱うのは無理があります。

そこで大きなタスクは小さなタスクに分割しましょう。タスクが小さくなるとより管理しやすくなります。各々の工程に必要な時間も予測しやすくなるので、目標達成への道のりがよりはっきりと見えてくるはずです。

私は先ほどの「4. 明日の朝までに書籍レビュー原稿のレジュメを考える」について、掘り下げた質問をしてみました。

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書籍レビューを書くために、以下のようにレビュー書目を読んでいくと、効率的な執筆ができます。

1. レビュー書目の整理
- レビュー書目を読む前に、書籍のタイトルや著者名、出版社、出版年月などを整理しましょう。これにより、書籍の背景や特徴を把握しやすくなります。

2. 目次の確認
- 書籍の目次を確認し、各章の概要や主題を理解しましょう。これにより、書籍の構成や論点を把握しやすくなります。

3. スキミング
- 書籍を全体的にスキミングし、章立てや主題を理解しましょう。この段階では、詳細な読解は行わず、書籍の概要をつかむことを目的とします。

4. 重要箇所の読解
- 書籍の重要箇所、特にレビューで取り上げる予定の部分について、詳細な読解を行いましょう。この段階では、自分の意見を形成するために必要な情報を集めます。

5. メモの取り方
- 読解した内容をメモする際には、書籍のページ数や、引用したい箇所の情報を記録するようにしましょう。また、自分の意見や感想もメモするようにしましょう。

6. 読解した内容の整理
- メモした内容を整理し、自分の意見や感想と合わせて、レビューの大枠を作りましょう。この段階では、レビューの構成や論点を決定し、執筆の方向性を定めます。

以上のように、レビュー書目を読んでいくことで、書籍の構成や論点を把握し、自分の意見を形成することができます。また、メモや整理を行うことで、執筆の方向性を定めやすくなります。
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「読書を楽しむ」目的で本を読むわけではないので、必ずしも頭から読み込まなくてもレジュメは作れることも、ChatGPTは教えてくれます。またこの回答は「効率的な執筆のための本の読み方」であると同時に、大きなタスクを小さなステップに分解してくれているのがわかるでしょうか。

私はこれで「やるべきことがはっきりして、普通にためになる」と思うと同時に、先が見えない仕事に見通しがつき、かなり精神的に楽になりました！

進捗管理もChatGPTでサクサク！