仕事がはかどる環境を見直そう！「時間を生み出す」ライフハック

2023.4.19

タスクはスケジュールと合わせて「見える化」する

「何時に何のアポイントメントが入っているのか」「今、自分の手元にいくつ仕事があって、その締め切りはいつか」「何をしたらどれだけ時間がかかるのか」……。自分のスケジュールと、タスクはすべて見える化しておくことがポイントです。周囲からの新たな依頼を受け入れられるかどうかの判断、納期調整などもしやすくなります。

タスクや工数はスマホやグループウェアのスケジューラーだけでは管理しきれないことも多いので、ノートや手帳を活用するのがおススメです。スケジュールと、その合間に配置できるタスクの「見える化」がはかどります。

タスクを洗い出す際は最低でも「タスク名」「納期」「優先順位」を明確に、さらに作業内容や予定工数、作業開始日、目的などもメモしておきましょう。スケジュールに当てはめるのは、優先順位の高いものからです。計画どおりに進まないこともあります。全体的に余裕を持たせることを意識しましょう。

「見える化」することで必要なタスクの抜け漏れが減るだけでなく、今、集中すべきことが明確になります。それは「終わりが見えない」というストレスの軽減にもつながります。

タスクは「一口大」に分解する

いわゆる「汚部屋」の住人に、なぜ片付けができないのか聞いたことがあります。その答えは「部屋が汚いのは不快だから、いずれは掃除しないといけないけど、来客があるわけでもないので今日はやりたくない」「自分の掃除スキルでは、SNSで見かけるようなキレイな部屋にはできないので、やる気が起きない」というものでした。

「いずれはやらなきゃ」という心の声を無視し続ける「先延ばし」は自尊心を奪いますし、「完璧じゃなきゃ価値がない」という完璧主義は、生産性を下げます。「いっぺんに」「完璧に」は、どんな人にとっても難しいことです。

逆に「ごみをまとめて捨てに行くだけ」「窓の汚れをふくだけ」といった小さなタスクなら、身構えずに取り掛かれます。しかも、小さなタスクでもやればそれなりの達成感がわいてくるもの。

完璧主義・先延ばし傾向のある人ほど、タスクの洗い出しの際には、可能な限り作業を分解して「一口大」にすることをおススメします。取り掛かりが早くなりますし、一見たくさんあるように見える仕事がサクサク片付く気持ちよさもついてきます。

生産性をトラッキングする

「時間を上手に使って、生産性をアップさせたい！」という人の心強い味方が、タイムトラッキングツールです。私たちは、緊急性の高いものや得意なもの、目についたタスクを優先しがちです。また、意外と「自分が何に時間を使っているか」を把握できておらず、無駄なタスクに時間を割いているケースも少なくありません。どんな作業にどのくらい時間を使っているのか正確に知ることはタスクの見える化にもつながり、適切なタイムスケジュールを組むことが可能になります。

休憩を「計画」する

タイムトラッカーが教えてくれることの一つに「常に同じ生産性をキープするのは難しい」ということがあります。疲れているとき、気が向かない作業をしているときにペースが落ちるのは、人間であれば当然のことです。タスクやスケジュールのように、休憩もあらかじめ「計画」してしまいましょう。疲れた状態で無理をしても続かないし、元気な時にやれば１時間で済むものが、気分が乗らないだけで数時間かかってしまうこともあります。体の声を聞き、リフレッシュすることも計画のうちと言えます。

「〇〇中」は使わない

いくらタスク管理をしても、自分の中で「なんとなく」の締め切りを設けていると、計画通りに仕事をするのは難しくなります。「今週中」「今月中」というようなふわっとした締め切り設定はなるべく避け、「◯月◯日◯時まで」というように明確な設定をしましょう。

また、実際は手を付けていないときについ言ってしまいがちな「検討中」「確認中」などの言葉も極力使わないようにしたいもの。適正なタスク管理ができていれば、あいまいな言葉を使う必要はなくなるはずです。

締め切りを設けることで、「作業」を「仕事」へ転換しましょう。

情報は分かち合おう

タスク管理はしているけれど、どうしても計画外のことが起きてしまい、間に合いそうにない……。こんなとき、他人に頼ることは恥ずかしいことではありませんが、仕事の説明と依頼に時間がかかるようでは本末転倒です。日ごろから自分の持っている情報をわかりやすくシェアすることが大事です。仕事の進捗、仕事のメモに加え、情報・調査資料といったデータはチーム内でシェアしましょう。

仕事のメモは、フォーマットを統一しておくことで、書き込む内容を決める手順を省くことができます。

「日付」「場所」「タイトル」「見出し」といったフォーマットを作っておくことで、全体的に整った体裁になり、誰の目にも見やすくなります。また、あとでカテゴリー化する場合なども、日付やタイトルがあればスムーズに情報を整理できます。

人に情報をシェアするには、自分自身がそれをしっかり理解している必要があります。メモのために要点を見やすくまとめる中で、自分の頭が整理される効果も期待できます。

また、情報共有を行う人が評価される組織づくりも重要です。1人による情報共有や気付きが、1000人の1万分を節約することもあるのです。情報共有が自発的に行われる組織づくりを目指しましょう。

ときには「次に進む」のも大事

ここまで挙げてきたように、仕事の効率化を狙うテクニックはたくさんあります。しかし、それを導入してもなお、仕事が進まない、できない……。そんな日もあるはずです。何をするにも上司の承認が必要な人や、クリエイティブな職種の人は特にそうかもしれません。

そんな時は、できないものを手元に置いて悩むのは無意味です。時には、進まない仕事を横に置き、「次」に進むのも大事です。「今、自分ができること」に集中しましょう。