仕事がはかどる環境を見直そう！「時間を生み出す」ライフハック

2023.4.19

「なんだか仕事に集中できない」「予定通りに仕事が終わらない」……。そんなことはありませんか？

自分の思い通りに仕事がサクサク進む状態は、気分を明るく軽くしてくれます。しかし逆の状態だと、テンションは下がるし、焦りも出て、さらにそれらの影響でますます集中できず……と負のスパイラルが始まってしまいます。

実は「仕事がはかどる」かどうかは、本人が持って生まれた能力や集中力だけに左右されるものではありません。作業環境やタスクの管理は、テクニック次第で使える時間に大きな差が生まれます。少しの工夫で時間を生み出すライフハックを、試してみませんか？

作業環境改善は、効率アップの近道

リモートワーク全盛期に、作業環境が仕事の能率に与える影響の大きさを痛感した人も多いのではないでしょうか。個人的には、家はくつろぐ場所で仕事の場ではないと感じ、オフィスの魅力を再確認しました。

例えば、机やPCのデスクトップがスッキリと片付いていること、長時間の作業でも腰にダメージを与えないイスがあること、快適な室温が保たれていること……。仕事をすることに特化した空間はやる気も出やすいもの。快適に作業できるよう、今一度、作業環境を整えてみましょう。

デスクの整理整頓はもちろん、私用スマホの通知や業務に関係ないアプリのアイコンなど、作業の邪魔になるものが視界に入らないデスク周りにしたいものです。利き手側にペン、反対に電話という具合に、仕事で使う「仕事道具」の作業動線を意識してツール類を配置するのもいいですね。スタンディングデスクの活用や、オフィスチェアの高さを調整するなど、体に負担のかからない姿勢を長く保つための調整も効果があります。

フリーアドレスのオフィスで働く人は、ガジェット類をまとめて持ち運べる充電器付きケースや、席によって変わる明るさを調整するモニター用ライトを導入するのもいいでしょう。付箋やメモを挟んでおけて、ケーブルの整理もできる持ち運び可能なデスクマットなど、フリーアドレスのためのツールは、「仕事に向けた気分の切り替え」「パーソナルスペースの確保」など、能率アップのための投資になります。

フリーアドレス用のツールを準備するだけで1日3分の時間短縮ができるとすれば、1カ月で1時間以上の余裕が生まれます。

デスク周りの整頓・調整は、多くの人にとって1時間もあれば終わるもの。しかし、その1時間が生み出す集中は、かけた時間の何十倍もの価値を生むはずです。

時間管理とスケジュール管理の違いを知ろう

仕事の管理は時間の管理でもあります。時間管理は「スケジュール管理」と混同されることもあり、「会議や外出が少ない職種の自分には必要ない」と考えている人もいるでしょう。しかし、この2つはまったくの別物です。

会議や人との約束といったアポイントメントを管理するのが「スケジュール管理」。一方、「時間管理」は、仕事に優先順位をつけ、タスクを管理することを指します。

各タスクの遂行に必要な時間を予測し、アポイントなどを考慮して自分の使える時間に当てはめていくと、仕事にどの程度ゆとりがあるか、忙しい時間帯はいつなのかが可視化されます。「想定より作業に時間がかかった」「急な仕事が舞い込んだ」など、時間が足りないと感じたときは優先順位の低いタスクを後に回す・人に任せるなどの調整が必要になります。お互いをフォローできるよう、作業進捗をチーム内で共有できるとさらによいでしょう。

限られた時間内に効率的に仕事を行い、生産性向上を目指す「時間管理」は、アポイントメントが多い・少ないにかかわらず、どんな職種においても必要な概念なのです。

タスクに優先順位をつけ、重要なことに集中する

仕事の優先順位をつけずに「早く終わらせる」のは至難の業。仕事を早く終わらせたいと願いつつ、「何から手を付けていいのか分からない」という人は意外と多いんです。「職場におけるすべてのタスクはどれも重要」と思い込んでいませんか？まずは自分の抱えるタスクを以下の4つの基準に割り振ってみましょう。何を優先すべきかがわかります。

1. 緊急かつ重要

クレームやトラブル対応、納期ギリギリの仕事などがこれにあたります。すぐに対応しなくてはならず、延滞することがデメリットにつながる……。どうしても「重要」でやらなければならない仕事でも「緊急」なことはイレギュラーに起こります。ですから、ここに割く時間が多い人はいつも仕事に追われることになりがちです。

2. 緊急ではないが重要

顧客への提案作成、集客活動、リサーチなどなど、いわゆる「通常業務」です。仕事の段取りを見直して待ち時間が生まれないようスケジューリングすることや、よく使うスキルを磨く「スキルアップの時間」といった「未来への投資」もここに入ります。「通常業務」と呼んではいますが、最も重要なのはこの仕事です。この“2”に力を入れると、自然と“1”のイレギュラーな仕事に振り回されることがなくなっていきます。

3. 緊急だけど重要ではない

アポなしの来客への対応や、飲み会の幹事、「とりあえず全部の会議に出る」といった、やるならすぐに対応しなくてはならないものの、やらなくてもさほど大きな問題ではない仕事がこれにあたります。成果は少ないのに時間を奪われることが多く、忙しさゆえにこれが重要な仕事であるかのような錯覚をしている人も少なくありません。「前任者から引き継いだ」「伝統として行っている」という仕事も、何のために行っているか確認し、削減できるものは削減していきましょう。自分でなければできないこと以外は人に任せてしまうのも手です。

4. 緊急でも重要でもない

ヒマつぶしの雑談や必要以上の休憩、待ち時間、ネットサーフィンなど、仕事上の目的のない行動がこれにあたります。多少の息抜きは効率アップに役立ちますが、この“4”の行動が成果につながることはほとんどありません。少しでも削減できないか、見直す必要があるでしょう。

また「緊急でも重要でもないのに、やらなければならない」仕事のうち、「人間がやる必要がないもの」は自動化を試みるのもいいでしょう。このタイプの仕事はモチベーションを下げるものが多いのです。時間節約以上の効果が生まれるでしょう。

仕事の優先順位は2→1→3→4です。優先順位を決めるときには取り組む順番だけでなく、「力を入れるもの」「切っていいもの」を明確にします。2に力を入れると、自然と1が起こる割合が減っていきます。まずは3と4に当てる時間を極力削減し、2に注力しましょう。

私たちは多くのことに同時に集中することはできません。「今、何をすべきか」をはっきりさせることによって、最優先の仕事にリソースを投入することができます。

タスクの「見える化」や分解、休憩の「計画」……効率化のために時間を使おう！