業界初!他の電子署名も管理できる「署名互換機能」を電子印鑑GMOサインが開始

安蔵 靖志

DXGMOインターネットグループ業務効率化
GMOグローバルサイン・ホールディングスが提供する電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」では、ほかの電子契約サービスで署名済みの文書を電子印鑑GMOサイン上で一元管理できる「署名互換機能」の提供が開始されました。

電子印鑑GMOサインのWebサイト

市場では、各社によるさまざまな電子契約サービスが提供されているため、相手方が異なる電子契約サービスを使用している場合にどちらのサービスを使うかが課題となっていました。この「署名互換機能」は、電子印鑑GMOサインのユーザーの契約相手がほかの電子契約サービスを利用していたとしても、電子印鑑GMOサイン上で署名して契約を締結できるようになるというものです。これにより、相手方と自社側どちらの電子契約サービスにそろえるかという電子契約の衝突問題を解決できます。

加えて、文書管理の機能も併せて強化されました。ほかの電子契約サービスで署名した文書の署名の有効性を、電子印鑑GMOサインの管理画面上で検証できるようになりました。そのため、電子印鑑GMOサイン上に集約して、より高度な一元管理を実現できます。

本機能は、利用料金が無料の「お試しフリープラン」を含む電子印鑑GMOサインのすべてのプランで標準機能として利用できます。

このように、どちらの電子契約サービスを利用するかで悩んでいたユーザーの課題を解決し、利便性を向上する「署名互換機能」は、電子契約サービスでは電子印鑑GMOサインが業界初となります(2023年7月時点、自社調べ)。

開発の背景は、サービス提供開始以来のユーザーからの要望にありました。電子契約を導入あるいは検討している企業担当者から、「ほかの電子契約サービスから署名依頼されたものをGMOサインで対応できるか」といった質問や要望があり、その要望に応えるべく開発検討を進めてきました。

電子契約サービスを導入し、紙の契約書を電子契約に切り替えることで、大幅な業務効率化や紙資源の節約に寄与できます。しかし一方で、自社側と相手側が別々の電子契約サービスを導入していた場合には、その都度どちらの電子契約サービスで署名して契約を締結するかを検討する、いわゆる「電子契約の衝突問題」が発生していました。ユーザーが最大限にDXの恩恵にあずかるためには、こうした課題があったのです。

また、コロナ禍を経てDXに対する関心が急激に高まり、企業や官公庁・自治体などでは、電子契約サービスを利用する組織が急増しました。こうした背景もあって、このような課題に直面する利用者が増えつつあることから、開発対応を急ぐ必要性も生じたとのことです。

「増分署名」の提供と「文書管理のプレビュー強化」を実現

今回提供を開始した署名互換機能は、まず「Ver.1.0」として以下の機能が盛り込まれています。

「増分署名」機能

契約相手が他の電子契約サービスを利用して署名した文書に、GMOサイン上で署名できる機能です。

これにより
・「GMOサイン」による当事者型署名を用いた署名を選択できる
・社内承認フローを変更せずに署名ができる
・両社とも通常使用している電子契約サービスを用いて署名できる
など、利便性と管理上のメリットもあります。

文書管理のプレビュー強化

ほかの電子契約サービスで署名された文書を取り込むことによって、「GMOサイン」の管理画面上で署名情報をプレビューで確認できるようになる機能です。

従来から、ほかの電子契約サービスで署名した文書をアップロードして保管する場合でも、保管や保管した文書の検索はできました。しかし署名情報を確認するためには、その都度「手動でダウンロードしたPDFファイルを開いて確認する」という手間が発生していました。

今後は、電子印鑑GMOサインの管理画面上でこれらの情報をプレビューできるため、素早く効率的に確認できるようになります。

文書プレビュー機能のサンプル画面

「署名互換機能」対象のサービス

「署名互換機能」の対象となるサービスは以下の通りです。
・電子印鑑GMOサイン
・DocuSign
・クラウドサイン
・freeeサイン
・WAN-Sign
・IMAoS
・ハトサポサイン
・TDB 電子認証サービス TypeA
・TDB DigiCert電子認証サービス Class2
※2023年7月19日時点でGMOグローバルサインHDによる動作検証済みのサービス

そのほかの電子契約・電子署名サービスについても随時、対象範囲を拡大していくとのことです。

今後もさらなるサービス向上を目指す

電子印鑑GMOサインは契約の締結から管理までをワンストップで行えるクラウド型の電子契約サービスです。印紙税や郵送費の削減、契約締結にかかる手間の軽減や時間の大幅な短縮により、業務の効率化を実現できます。

従来の紙と「電子印鑑GMOサイン仰角DX」の手順の比較

署名タイプは、一般的な「メールアドレス等により認証を行う立会人型(契約印タイプ)」と、「電子認証局による厳格な本人認証を行う当事者型(実印タイプ)」に加え、ハイブリッド契約(送信元は当事者型・相手方は立会人型)にも対応できるため、契約内容に応じて利便性と安全性のバランスを取りやすいことが特長です。

今後も電子印鑑GMOサインは、利用者が特定のシステム・サービスに縛られることなく、より便利に利用できる電子契約サービスを目指して継続的に研究・開発を進めていく方針とのことです。

今回の署名互換機能の提供開始によって、相手方がほかの電子契約サービスを利用している場合にも、利便性を損なわずに電子契約による業務効率化のメリットを享受できるようになりました。契約実務の担当者にとって、大変に嬉しいサービスなのではないでしょうか。今後のサービス向上にも大いに期待が持てそうです。

安蔵 靖志

Techジャーナリスト/家電エバンジェリスト
家電製品協会認定 家電製品総合アドバイザー(プラチナグレード)、スマートマスター。AllAbout デジタル・家電ガイド。ビジネス・IT系出版社を経てフリーに。デジタル家電や生活家電に関連する記事を執筆するほか、家電のスペシャリストとしてテレビやラジオ、新聞、雑誌など多数のメディアに出演。KBCラジオ「キャイ~ンの家電ソムリエ」にレギュラー出演するほか、ラジオ番組の家電製品紹介コーナーの商品リサーチ・構成にも携わっている。

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