茅ヶ崎市が導入した電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」による契約書の電子化率が約90%を達成

安蔵 靖志

DXGMOインターネットグループ業務効率化
GMOグローバルサイン・ホールディングスが開発・提供する電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を契約業務に使用している神奈川県茅ヶ崎市では、2022年3月に先行導入した契約検査課が取り扱う契約書の電子化率が、導入開始から1年5カ月後の2023年8月末時点で約90%を達成しました。

茅ヶ崎市は先行導入の実績を基に、2022年6月に全庁で「GMOサイン」を導入しました。GMOグローバルサインHDが持つ独自の「導入支援」サービスを活用することで、紙ベースの契約書からのスムーズな環境移行を実現し、導入開始から1年5カ月の2023年8月末には市全体で締結した電子契約数が約1000件となりました。紙で作成することが前提とされる事務作業のDX化、時間とコスト削減に成功しています。

先行導入部署では導入から1年5カ月後に約90%の契約書を電子化

茅ヶ崎市は、海と山に囲まれた自然あふれる環境である一方、都心からのアクセスも良いことから人口の増加が続いている人気都市です。2022年4月には新型コロナウイルスの感染拡大の影響で負荷が高まる事務作業の合理化、市民の安心安全の実現を目指し、神奈川県内で初となる民間企業の電子契約システムの全庁導入を開始しました。

GMOグローバルサインHDは、他の自治体での成功事例の提供、電子契約に知見の深い顧問弁護士と連携した法令解釈や運用体制の立ち上げ支援、職員や事業者向けの説明会開催、実証実験への協力など、茅ヶ崎市の電子契約の導入を幅広くサポートしてきました。これにより茅ヶ崎市では、全庁での利用拡大に成功し、契約締結にかかる時間と手間を省き、業務コストの削減を実現しました。

では、茅ヶ崎市の契約業務の電子化はどのようにして成功したのか、その内容について紹介しましょう。茅ヶ崎市における導入概要は以下の通りです。

先行導入した契約検査課において、契約書の約90%が電子化を実現

茅ヶ崎市役所が最初に「GMOサイン」を導入した契約検査課では、導入開始から約1年5カ月となる2023年8月末時点で締結した全契約316件のうち電子契約は284件と、約90%が電子契約で締結されました。

約1000件の契約に電子契約を利用

2022年6月には「GMOサイン」の導入部署が、契約検査課から全庁へと広がりました。工事請負契約、委託契約、賃貸借契約、物件供給契約、製造請負契約等、法令によって書面化が義務付けられている契約を除くほとんどの契約に電子印鑑GMOサインを利用しました。2023年8月末時点で、全庁で約1000件の電子契約を実施しています。

時間とコストを削減

茅ヶ崎市の取引先である民間事業者からは、契約書のやりとりのための来庁や郵送にかかる手間の削減、印紙代約275万円の削減(契約検査課における執行分、2023年8月末時点)を実現しました。またテレワークでの業務遂行が可能になったこともあり、電子化に対して歓迎の声が寄せられています。茅ヶ崎市も、紙の契約書作成に要していた事務作業の削減により、契約締結へ費やす時間が最短10分にまで短縮されました。市役所側は、人件費を含め約230万円のコスト削減を実現したと推測しています(茅ヶ崎市役所全庁で、約1000件の電子契約実施を基に算出した仮試算)。

成功に導く手厚いフォロー

新たなシステムの導入にあたり、茅ヶ崎市は当初「電子契約でも問題なく運用できるのか」「庁内の常識を打ち破ることができるのか」「事業者さんの理解が得られるのか」といった不安を抱えていました。

GMOグローバルサインHDは、電子印鑑GMOサイン導入に際する懸念の解消や導入後のスムーズな利用促進を実現するため、「導入支援」サービスを提供。先行して導入している自治体の事例や法令解釈を提供するほか、動画での説明会開催、実証実験への協力など、導入検討段階から手厚いフォローを行いました。この「導入支援」サービスによって、納得感を持って計画を進行できるようになりました。導入後も、専任の担当者が一貫してバックアップしています。

茅ヶ崎市職員によるコメントとインタビュー記事

電子印鑑GMOサインの導入結果について、神奈川県茅ヶ崎市役所 経営総務部 契約検査課 課長補佐の福井聡氏は次のようにコメントしました。

「導入検討時における有益な情報提供、導入準備期における資料作成や説明会開催への手厚いサポート、そして導入後の担当課のサポートまで、計画段階から普及段階、また現在に至るまで一貫してバックアップいただいています。専任の担当者を配置いただいていることも大きな安心につながっていると感じています」

神奈川県茅ヶ崎市役所 経営総務部 契約検査課 課長補佐 福井聡氏

茅ヶ崎市における電子契約導入について、その道のりと導入後の成果、そして電子入札システムとの連動に関する要望などの詳しいインタビュー記事は以下に掲載されています。

◆市民の安心安全に貢献する非対面・非来庁型行政サービスを実現(茅ヶ崎市)
https://www.gmosign.com/customer-stories/chigasaki-city.html

契約の締結から管理までワンストップで行える「電子印鑑GMOサイン行革DX」

神奈川県茅ヶ崎市が導入した「電子印鑑GMOサイン行革DX」は、契約の締結から管理までワンストップで行えるクラウド型の電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を、行政向けに年間固定料金で提供するサービスです。電子印鑑GMOサインは業種・業態問わず多くの企業や公共団体が利用しており、民間企業などの行政外の組織との電子契約のやり取りにも安心して使えることに加え、多くの導入ノウハウを基に伴走型の導入サポートを提供しているのが大きな特長です。

電子契約と紙の契約におけるフローの違い

署名タイプは、一般的な「メールアドレス等により認証を行う立会人型(契約印タイプ)」と、「電子認証局による厳格な本人認証を行う当事者型(実印タイプ)」に加え、ハイブリッド契約(送信元は当事者型・相手方は立会人型)にも対応できます。契約内容に応じて署名タイプを使い分けることで、利便性と安全性のバランスを取りやすいことが特長です。

電子印鑑GMOサイン行革DXは、自治体向けに通常約2~3カ月間にわたって行う実証実験サービスも提供しています。電子契約サービスの導入を検討されている自治体にとって、より着手へのハードルが下がっていると言えそうですね。

安蔵 靖志

Techジャーナリスト/家電エバンジェリスト
家電製品協会認定 家電製品総合アドバイザー(プラチナグレード)、スマートマスター。AllAbout デジタル・家電ガイド。ビジネス・IT系出版社を経てフリーに。デジタル家電や生活家電に関連する記事を執筆するほか、家電のスペシャリストとしてテレビやラジオ、新聞、雑誌など多数のメディアに出演。KBCラジオ「キャイ~ンの家電ソムリエ」にレギュラー出演するほか、ラジオ番組の家電製品紹介コーナーの商品リサーチ・構成にも携わっている。

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